Arbeitskleidung: steuerfrei überlassen, buchen und absetzen?

Typische Berufskleidung können Arbeitgeber nach § 3 Nummer 31 EStG steuerfrei überlassen; für die Buchung kommt es auf den betrieblichen Sachverhalt und den verwendeten Kontenrahmen an. Arbeitnehmer können eigene Aufwendungen für typische Berufskleidung als Werbungskosten geltend machen, während privat tragbare Alltagskleidung grundsätzlich ausgeschlossen bleibt.

Was ist typische Berufskleidung?

Typische Berufskleidung ist durch ihre objektive berufliche Funktion geprägt und privat praktisch nicht nutzbar. Die Lohnsteuer-Richtlinie R 3.31 Absatz 1 nennt dafür berufsspezifische Arbeitsschutzkleidung sowie Kleidung mit Uniformcharakter oder dauerhafter Firmenkennzeichnung. Entscheidend bleibt, dass eine private Nutzung so gut wie ausgeschlossen ist.

Die Bezeichnung auf einer Rechnung entscheidet diese Frage nicht allein. Für die Einordnung sind Art, Gestaltung und beruflicher Zweck des Kleidungsstücks relevant. Ein gewöhnliches Hemd wird deshalb nicht schon dadurch zur typischen Berufskleidung, dass es ausschließlich im Büro getragen wird. Die Abgrenzung verhindert, dass ein beruflicher Dresscode mit steuerlich begünstigter Kleidung gleichgesetzt wird.

Typische Berufskleidung oder nicht?

Wann ist Arbeitskleidung für Mitarbeiter steuerfrei?

Die kostenlose oder verbilligte Überlassung typischer Berufskleidung durch den Arbeitgeber ist nach § 3 Nummer 31 EStG steuerfrei. Das betrifft laut R 3.31 sowohl die Bereitstellung als auch die Übereignung. Für solche begünstigte Kleidung fällt insoweit kein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil an.

Ein Geldzuschuss folgt eigenen Voraussetzungen: Das Gesetz erfasst eine betrieblich veranlasste Barablösung eines nicht nur einzelvertraglichen Anspruchs auf typische Berufskleidung. Die Zahlung darf die entsprechenden Aufwendungen des Arbeitnehmers nicht offensichtlich übersteigen. Halten Sie deshalb fest, ob der Betrieb Kleidung ausgibt oder Geld auszahlt, und legen Sie bei einer Barablösung auch die Anspruchsgrundlage vor.

Gilt die Steuerfreiheit auch für Kleidung mit Firmenlogo?

Ein dauerhaft angebrachtes Firmenlogo kann zur beruflichen Einordnung beitragen, wenn das Kleidungsstück dadurch objektiv eine berufliche Funktion erfüllt und seine private Nutzung so gut wie ausgeschlossen ist. Ein Logo allein ist daher keine pauschale Steuerbefreiung für jedes Poloshirt oder jede Jacke.

Für die Vorbereitung einer Teamausstattung erfassen Sie das gewählte Modell, die Position und Ausführung der Kennzeichnung sowie den vorgesehenen Einsatz. Ein Foto der fertigen Gestaltung ergänzt die Modellbeschreibung. Bestickung und Bedruckung sind Möglichkeiten der Kennzeichnung; die steuerliche Beurteilung richtet sich nach dem gesamten Kleidungsstück.

Wie bucht der Betrieb Arbeitskleidung in SKR03 oder SKR04?

Für eine als freiwillige, lohnsteuerfreie soziale Aufwendung eingeordnete Zuwendung führt DATEV im SKR03 das Konto 4140 und im SKR04 das Konto 6130. Beide heißen „Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei“. Diese Kontenbezeichnungen sind im DATEV-Standardkontenrahmen 2026 belegt; sie sind kein allgemeines Konto für jede Art von Arbeitskleidung.

Beginnen Sie die Buchung mit dem konkreten Vorgang: Wer kauft die Kleidung, wer erhält sie und welchem Zweck dient sie? Ob eine freiwillige Zuwendung, eine verpflichtende Arbeitsschutzmaßnahme oder ein anderer Sachverhalt vorliegt, muss zur Kontierung passen. Verwenden Sie ein solches Konto erst nach dieser Einordnung durch Ihre Buchhaltung beziehungsweise Steuerberatung.

Als vereinfachte Buchungslogik steht der bestätigte Aufwand im Soll, die Lieferantenverbindlichkeit oder Zahlung im Haben. Der aktuelle betriebliche Kontenplan bestimmt die konkreten Gegenkonten und die steuerliche Behandlung. Ein Rechnungsbetrag und die Bezeichnung „Arbeitskleidung“ reichen für eine vollständige Buchungsanweisung noch nicht aus.

Praktisch hilft ein gemeinsamer Belegsatz: Rechnung, Modellbeschreibung, beruflicher Zweck und Ausgabeform werden zusammen abgelegt. Trennen Sie auf einer Sammelrechnung unterschiedliche Vorgänge, etwa ausgegebene Kleidung und erstattete Eigenkäufe. So kann die Buchhaltung die Positionen beurteilen, ohne den Bestellprozess nachträglich rekonstruieren zu müssen.

Was können Arbeitnehmer für Berufskleidung absetzen?

Arbeitnehmer können eigene Aufwendungen für typische Berufskleidung nach § 9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 6 EStG als Werbungskosten berücksichtigen. Für privat tragbare bürgerliche Kleidung genügt die ausschließliche Nutzung im Beruf dagegen grundsätzlich nicht. Der BFH hat diese Abgrenzung im Urteil vom 16.03.2022, VIII R 33/18, bestätigt.

Auch selbst getragene Reinigungskosten typischer Berufskleidung kommen in Betracht. Die amtlichen Hinweise H 9.12 im Lohnsteuer-Handbuch 2026 nennen Waschmittel, Wasser und Energie sowie anteilige Abnutzung, Wartung und Instandhaltung der eingesetzten Waschmaschine. Dokumentieren Sie die betreffenden Kleidungsstücke und Waschvorgänge nachvollziehbar.

Bewahren Sie Kaufbelege und die Modellbeschreibung auf. Notieren Sie außerdem, welche Kosten Sie selbst getragen haben und welche der Arbeitgeber übernommen hat. Vom Arbeitgeber gekaufte und kostenlos ausgegebene Kleidung ist kein eigener Kaufaufwand des Arbeitnehmers. Eine betriebliche Einkaufsliste und die persönliche Aufstellung für die Steuererklärung erfüllen damit unterschiedliche Aufgaben.

Wer muss Arbeitskleidung bezahlen?

Die Kosten erforderlicher Arbeitsschutzmaßnahmen darf der Arbeitgeber nach § 3 Absatz 3 ArbSchG nicht auf Beschäftigte übertragen. Für gewöhnliche Teamkleidung sind die im Betrieb geltenden Vereinbarungen zu prüfen. Die Kostenübernahme und die steuerliche Einordnung erfassen Sie getrennt.

Unser ausführlicher Ratgeber Arbeitskleidung: Was zahlt der Arbeitgeber? vertieft die Beschaffung und Kostenübernahme. Dieser Beitrag konzentriert sich auf Steuerfreiheit, Buchung und Werbungskosten. Für eine Bestellung klären Sie zunächst den Einsatzzweck, anschließend die Modelle und Mengen.

Welche Produktdaten braucht die Einkaufsliste?

Eine Einkaufsliste braucht konkrete Modelle mit Material, Stoffgewicht, Pflegeangabe und Größenbereich. Die folgenden drei lieferbaren Beispiele aus verschiedenen Arbeitsbereichen zeigen diese Angaben; sie dienen der Beschaffung und sind keine verbindliche steuerliche Einstufung des jeweiligen Modells.

Der Greiff Care 5006.6550 Unisex-Kasack besteht laut BAB-Produktseite aus 50 % Polyester und 50 % Baumwolle bei 175 g/m². Aufgeführt sind XS bis 4XL und eine Waschtemperatur bis 95 °C. Das Modell hat einen Stehkragen, kurze Ärmel und eine verdeckte Druckknopfleiste.

Die weiße Greiff Cuisine 5405 Damen-Kochjacke führt der Shop mit 65 % Polyester und 35 % Baumwolle, etwa 210 g/m² und Größen von XS bis 4XL. Die Pflegeangabe lautet waschbar bis 95 °C. Zur Ausstattung gehören lange Ärmel, eine Armtasche und verdeckte Druckknöpfe.

Die rote Ardon H9152 Vision Arbeitslatzhose enthält 60 % Baumwolle und 40 % Polyester bei etwa 260 g/m². Angeboten werden Normalgrößen 46 bis 64; sie ist laut Produktseite bis 60 °C waschbar. Für die Pflege sind außerdem die dort genannten Hinweise zu beachten.

Weitere Oberteile finden Sie in der Kollektion Damenkasacks. Stimmen Sie Material und Pflege jeder Position mit Ihrem tatsächlichen Waschablauf ab. Erfassen Sie bei gemischten Bestellungen die jeweilige Artikelbezeichnung vollständig, damit später dieselbe Ausführung nachbestellt werden kann.

Was sollten Sie vor Bestellung und Buchung prüfen?

Prüfen Sie Einsatzzweck, Kleidungsart, Kostenübernahme und Belege, bevor die Bestellung an Einkauf und Buchhaltung geht. Die folgende Checkliste verbindet beide Aufgaben und lässt Platz für die individuelle steuerliche Einordnung.

• Arbeitsbereich und Zweck jeder Position festhalten.
• Erforderliche Arbeitsschutzmaßnahmen gesondert erfassen.
• Modell, Farbe, Größe und Stückzahl auflisten; Übergrößen früh berücksichtigen.
• Material, Stoffgewicht und Waschtemperatur aus der konkreten Produktseite übernehmen.
• Geplante Logoausführung dokumentieren.
• Kleidungsausgabe und Geldzahlungen unterscheiden.
• Rechnungen, Modellbeschreibungen und gegebenenfalls Anspruchsgrundlagen zusammenstellen.
• Den passenden Kontenrahmen und die Kontierung mit der Buchhaltung abstimmen.

Wir von BAB unterstützen Betriebe seit 1998 bei ihrer Berufskleidung. Die BAB.eu GmbH hat über 500.000 Kunden betreut. Sie erhalten persönliche Beratung unter 0340 5167343 und ein individuelles Angebot. Für Firmenkunden bieten wir Kauf auf Rechnung; Logo-Stick und Logo-Druck können Sie bei der Zusammenstellung ansprechen. Übergrößen bis 10XL stehen modellabhängig im Sortiment zur Auswahl.

Quellen und Stand: Redaktion Mona, BAB.eu GmbH; geprüft am 21.10.2026. Gesetze in der an diesem Tag abrufbaren konsolidierten Fassung: § 3 Nummer 31 EStG, § 9 EStG und § 3 ArbSchG. Amtliches Lohnsteuer-Handbuch 2026: R 3.31 und H 9.12. BFH, Urteil vom 16.03.2022, VIII R 33/18. DATEV-Standardkontenrahmen, gültig für 2026, Stand 01.01.2026, jeweils Seite 22: SKR03 und SKR04. Produktdaten aus den verlinkten BAB-Seiten; BAB-Angaben aus den verbindlichen Unternehmensinformationen.